Dokument ma charakter praktycznego przewodnika i służy wsparciu organizatorów wydarzeń na każdym etapie – od planowania, przez realizację, aż po rozliczenie wydarzenia.
Zakres i podstawa prawna
Niniejszy dokument określa zasady organizacji oraz rozliczania kongresów, konferencji, sympozjów, zjazdów i seminariów organizowanych przez jednostki organizacyjne WZiKS. Jego celem jest wsparcie organizatorów w przygotowaniu wydarzeń zgodnie z obowiązującymi przepisami oraz procedurami Uniwersytetu Jagiellońskiego.
Podstawę prawną stanowią w szczególności:
- Zarządzenie nr 24 Rektora UJ z dnia 25 kwietnia 2016 r.,
- Zarządzenie nr 107 Rektora UJ z dnia 1 grudnia 2016 r.
https://konferencje.uj.edu.pl/dokumenty-do-pobrania
Zgoda na organizację wydarzenia
Warunkiem rozpoczęcia organizacji wydarzenia jest uzyskanie zgody władz Wydziału.
Wniosek powinien zawierać:
- tytuł i zakres tematyczny wydarzenia,
- termin i miejsce realizacji,
- przewidywaną liczbę uczestników.
Zasady ogólne
Wydarzenia powinny być co do zasady samofinansująca się. W przypadku braku opłat należy wskazać inne źródło finansowania.
Organizacja wydarzenia musi być zgodna z:
- przepisami o finansach publicznych,
- ustawą Prawo zamówień publicznych (jeśli dotyczy),
- regulacjami wewnętrznymi UJ,
- przepisami RODO,
- przepisami BHP i ppoż.
Przygotowanie organizacyjne
Na etapie inicjowania wydarzenia należy:
- wyznaczyć koordynatora/kierownika konferencji (pracownika UJ),
- wyznaczyć osoby odpowiedzialne za obsługę administracyjno-finansową oraz określić zakres ich zadań – nie później niż 6 miesięcy przed wydarzeniem.
Ustalenia koncepcyjne i organizacyjne
Przy planowaniu wydarzenia należy określić:
- charakter wydarzenia (naukowa, dydaktyczna, badawcza),
- formę (stacjonarna lub on-line),
- zasięg (krajowy lub międzynarodowy),
- planowaną liczbę uczestników,
- model organizacji (samodzielnie lub przy wsparciu jednostek centralnych UJ),
- zasady współpracy z partnerami zewnętrznymi,
- sposób obsługi finansowej (konto wydziału lub podmiot zewnętrzny).
Wydarzenie należy zgłosić do właściwych jednostek organizacyjnych UJ, w szczególności:
- administratora budynku,
- jednostek odpowiedzialnych za obsługę techniczną i informatyczną
Wymagana dokumentacja
W celu prawidłowej organizacji wydarzenia należy przygotować:
- regulamin wydarzenia (zgodnego z obowiązującymi wzorami regulaminów wydarzeń organizowanych w UJ) https://zrp.uj.edu.pl/umowy-nieparafowane
- klauzulę informacyjną RODO (klauzula konferencyjna – jako załącznik do regulaminu konferencji lub wydarzenia) https://iod.uj.edu.pl/druki-do-pobrania
- upoważnienia do przetwarzania danych osobowych (jeśli wymagane),
- kosztorys wydarzenia wraz z oświadczeniem o charakterze wydarzenia oraz wnioskiem o otwarcie zlecenia - kosztorys sporządza się zgodnie z obowiązującym wzorem i proceduje w systemie EZD. Przed przekazaniem do akceptacji Dziekana WZiKS dokument wymaga zatwierdzenia przez organizatora konferencji oraz Dyrektora właściwego instytutu https://konferencje.uj.edu.pl/dokumenty-do-pobrania
- umowę – w przypadku współorganizacji lub współpracy z podmiotami zewnętrznymi.
Regulamin wydarzenia
Regulamin powinien określać w szczególności:
- zasady organizacji i cele wydarzenia,
- warunki uczestnictwa,
- zasady odpłatności i zwrotów,
- kwestie finansowe,
- zasady przetwarzania danych osobowych.
Wzór regulaminu dostępny jest na stronach Zespołu Radców Prawnych UJ. W przypadku wprowadzenia zmian do wzoru regulamin wymaga zatwierdzenia przez Zespół Radców Prawnych UJ.
Uwaga: przed uruchomieniem rejestracji uczestników, formularza zgłoszeniowego lub rozpoczęciem pobierania opłat za udział w wydarzeniu konieczne jest wcześniejsze przygotowanie i zatwierdzenie kluczowej dokumentacji związanej z organizacją konferencji, w szczególności kosztorysu wydarzenia, regulaminu konferencji oraz dokumentów dotyczących ochrony danych osobowych, w tym klauzuli informacyjnej RODO i upoważnień do przetwarzania danych osobowych, jeżeli są wymagane.
Uruchomienie rejestracji uczestników oraz rozpoczęcie przyjmowania opłat może nastąpić dopiero po zakończeniu niezbędnych uzgodnień formalnych i zatwierdzeniu dokumentacji wymaganej dla danego wydarzenia.
Strona internetowa wydarzenia
Strona wydarzenia powinna zawierać:
- opis i program wydarzenia,
- najważniejsze terminy (rejestracja, zgłoszenia, opłaty),
- wysokość opłat,
- informacje organizacyjne i kontaktowe,
- politykę prywatności i informacje o cookies.
Zaleca się, aby dane do dokonania płatności były przekazywane uczestnikom dopiero po zakończeniu procesu rejestracji, tj. po akceptacji i potwierdzeniu zgłoszenia. Nie należy publikować danych do płatności na stronie głównej wydarzenia.
Dane do faktur i formularz rejestracji
Formularz rejestracyjny powinien umożliwiać zebranie wszystkich danych niezbędnych do prawidłowej obsługi finansowej wydarzenia, w szczególności:
- informacji o potrzebie wystawienia faktury (TAK/NIE),
- wybór dokumentu (faktura VAT / nota wewnętrzna – dla pracowników UJ finansujących udział ze środków UJ)
- wskazania typu płatnika (osoba fizyczna, firma, instytucja)
- pełnych danych do dokumentów sprzedaży (pełna nazwa nabywcy, NIP, adres siedziby: ulica, nr, kod pocztowy, miejscowość, kraj),
- wprowadzenie danych wymaganych w systemie KSeF (pole „Uwagi do faktury_KSeF”)
Rozliczanie udziału pracowników UJ
Udział pracowników UJ finansowany ze środków uczelni rozliczany jest w drodze not wewnętrznych obciążeniowych z określonym terminem płatności.
W takim przypadku:
- pracownik nie dokonuje samodzielnej płatności,
- jako płatnika wskazuje się jednostkę organizacyjną UJ,
- dokumentem rozliczeniowym jest nota wewnętrzna.
Monitoring wpłat i obsługa uczestników
Należy zapewnić:
- prowadzenie listy uczestników i rejestru wpłat (z dostępem dla organizatora oraz właściwych pracowników administracyjnych wydziału),
- bieżące przypisywanie wpłat do uczestników,
- kontrolę terminowości płatności i kompletności danych,
- potwierdzanie wpłat.
Obowiązki organizatora
Do kluczowych obowiązków organizatora należy:
- przygotowanie i inicjowanie kosztorysu,
- zapewnienie finansowania i bilansowania wydarzenia,
- zawieranie umów z partnerami i sponsorami,
- bieżąca współpraca z pracownikiem administracyjnym jednostki, w szczególności w zakresie spraw finansowych,
- nadzór nad poprawnością procesu rejestracji,
- złożenie oświadczenia o zakończeniu wydarzenia.
Wsparcie administracyjno-finansowe
Wsparcie zapewniane przez administrację WZiKS obejmuje w szczególności:
- pomoc w przygotowaniu kosztorysu i dokumentacji,
- obsługę procedur w systemie EZD,
- wsparcie w procedowaniu i konsultowaniu umów,
- kontakt z właściwymi działami administracji centralnej UJ,
- monitorowanie realizacji budżetu,
- prowadzenie spraw zakupowych i postępowań związanych z nabywaniem towarów i usług,
- obsługę obiegu dokumentów finansowych,
- monitorowanie wpłat i wystawianie dokumentów sprzedaży,
- kontrolę zgodności wydatków z kosztorysem,
- formalne zamknięcie rozliczenia konferencji.
Rozliczenie wydarzenia
Po zakończeniu wydarzenia należy:
- zamknąć rejestr wpłat,
- uzupełnić dokumentację finansową,
- dokonać ewentualnych zwrotów,
- przygotować raport finansowy (przychody, koszty, saldo),
- zamknąć zlecenie w systemie EZD,
- złożyć oświadczenie o zakończeniu realizacji wydarzenia.
