Dokument ma charakter praktycznego przewodnika i służy wsparciu organizatorów wydarzeń na każdym etapie – od planowania, przez realizację, aż po rozliczenie wydarzenia.

Zakres i podstawa prawna

Niniejszy dokument określa zasady organizacji oraz rozliczania kongresów, konferencji, sympozjów, zjazdów i seminariów organizowanych przez jednostki organizacyjne WZiKS. Jego celem jest wsparcie organizatorów w przygotowaniu wydarzeń zgodnie z obowiązującymi przepisami oraz procedurami Uniwersytetu Jagiellońskiego.

Podstawę prawną stanowią w szczególności:

• Zarządzenie nr 24 Rektora UJ z dnia 25 kwietnia 2016 r.,
• Zarządzenie nr 107 Rektora UJ z dnia 1 grudnia 2016 r.

https://konferencje.uj.edu.pl/dokumenty-do-pobrania

Zgoda na organizację wydarzenia

Warunkiem rozpoczęcia organizacji wydarzenia jest uzyskanie zgody władz Wydziału.

Wniosek powinien zawierać:

• tytuł i zakres tematyczny wydarzenia,
• termin i miejsce realizacji,
• przewidywaną liczbę uczestników.

Zasady ogólne

Wydarzenia powinny być co do zasady samofinansująca się. W przypadku braku opłat należy wskazać inne źródło finansowania.

Organizacja wydarzenia musi być zgodna z:

• przepisami o finansach publicznych,
• ustawą Prawo zamówień publicznych (jeśli dotyczy),
• regulacjami wewnętrznymi UJ,
• przepisami RODO,
• przepisami BHP i ppoż.

Przygotowanie organizacyjne

Na etapie inicjowania wydarzenia należy:

• wyznaczyć koordynatora/kierownika konferencji (pracownika UJ),
• wyznaczyć osoby odpowiedzialne za obsługę administracyjno-finansową oraz określić zakres ich zadań – nie później niż 6 miesięcy przed wydarzeniem.

Ustalenia koncepcyjne i organizacyjne

Przy planowaniu wydarzenia należy określić:

• charakter wydarzenia (naukowa, dydaktyczna, badawcza),
• formę (stacjonarna lub on-line),
• zasięg (krajowy lub międzynarodowy),
• planowaną liczbę uczestników,
• model organizacji (samodzielnie lub przy wsparciu jednostek centralnych UJ),
• zasady współpracy z partnerami zewnętrznymi,
• sposób obsługi finansowej (konto wydziału lub podmiot zewnętrzny).

Wydarzenie należy zgłosić do właściwych jednostek organizacyjnych UJ, w szczególności:

• administratora budynku,
• jednostek odpowiedzialnych za obsługę techniczną i informatyczną

Wymagana dokumentacja

W celu prawidłowej organizacji wydarzenia należy przygotować:

• regulamin wydarzenia (zgodnego z obowiązującymi wzorami regulaminów wydarzeń organizowanych w UJ) https://zrp.uj.edu.pl/umowy-nieparafowane
• klauzulę informacyjną RODO (klauzula konferencyjna – jako załącznik do regulaminu konferencji lub wydarzenia) https://iod.uj.edu.pl/druki-do-pobrania
• upoważnienia do przetwarzania danych osobowych (jeśli wymagane),
• kosztorys wydarzenia wraz z oświadczeniem o charakterze wydarzenia oraz wnioskiem o otwarcie zlecenia - kosztorys sporządza się zgodnie z obowiązującym wzorem i proceduje w systemie EZD. Przed przekazaniem do akceptacji Dziekana WZiKS dokument wymaga zatwierdzenia przez organizatora konferencji oraz Dyrektora właściwego instytutu https://konferencje.uj.edu.pl/dokumenty-do-pobrania
• umowę – w przypadku współorganizacji lub współpracy z podmiotami zewnętrznymi.

Regulamin wydarzenia

Regulamin powinien określać w szczególności:

• zasady organizacji i cele wydarzenia,
• warunki uczestnictwa,
• zasady odpłatności i zwrotów,
• kwestie finansowe,
• zasady przetwarzania danych osobowych.

Wzór regulaminu dostępny jest na stronach Zespołu Radców Prawnych UJ. W przypadku wprowadzenia zmian do wzoru regulamin wymaga zatwierdzenia przez Zespół Radców Prawnych UJ.

Uwaga: przed uruchomieniem rejestracji uczestników, formularza zgłoszeniowego lub rozpoczęciem pobierania opłat za udział w wydarzeniu konieczne jest wcześniejsze przygotowanie i zatwierdzenie kluczowej dokumentacji związanej z organizacją konferencji, w szczególności kosztorysu wydarzenia, regulaminu konferencji oraz dokumentów dotyczących ochrony danych osobowych, w tym klauzuli informacyjnej RODO i upoważnień do przetwarzania danych osobowych, jeżeli są wymagane.

Uruchomienie rejestracji uczestników oraz rozpoczęcie przyjmowania opłat może nastąpić dopiero po zakończeniu niezbędnych uzgodnień formalnych i zatwierdzeniu dokumentacji wymaganej dla danego wydarzenia.

Strona internetowa wydarzenia

Strona wydarzenia powinna zawierać:

• opis i program wydarzenia,
• najważniejsze terminy (rejestracja, zgłoszenia, opłaty),
• wysokość opłat,
• informacje organizacyjne i kontaktowe,
• politykę prywatności i informacje o cookies.

Zaleca się, aby dane do dokonania płatności były przekazywane uczestnikom dopiero po zakończeniu procesu rejestracji, tj. po akceptacji i potwierdzeniu zgłoszenia. Nie należy publikować danych do płatności na stronie głównej wydarzenia.

Dane do faktur i formularz rejestracji

Formularz rejestracyjny powinien umożliwiać zebranie wszystkich danych niezbędnych do prawidłowej obsługi finansowej wydarzenia, w szczególności:

• informacji o potrzebie wystawienia faktury (TAK/NIE),
• wybór dokumentu (faktura VAT / nota wewnętrzna – dla pracowników UJ finansujących udział ze środków UJ)
• wskazania typu płatnika (osoba fizyczna, firma, instytucja)
• pełnych danych do dokumentów sprzedaży (pełna nazwa nabywcy, NIP, adres siedziby: ulica, nr, kod pocztowy, miejscowość, kraj),
• wprowadzenie danych wymaganych w systemie KSeF (pole „Uwagi do faktury_KSeF”)

Rozliczanie udziału pracowników UJ

Udział pracowników UJ finansowany ze środków uczelni rozliczany jest w drodze not wewnętrznych obciążeniowych z określonym terminem płatności.

W takim przypadku:

• pracownik nie dokonuje samodzielnej płatności,
• jako płatnika wskazuje się jednostkę organizacyjną UJ,
• dokumentem rozliczeniowym jest nota wewnętrzna.

Monitoring wpłat i obsługa uczestników

Należy zapewnić:

• prowadzenie listy uczestników i rejestru wpłat (z dostępem dla organizatora oraz właściwych pracowników administracyjnych wydziału),
• bieżące przypisywanie wpłat do uczestników,
• kontrolę terminowości płatności i kompletności danych,
• potwierdzanie wpłat.

Obowiązki organizatora

Do kluczowych obowiązków organizatora należy:

• przygotowanie i inicjowanie kosztorysu,
• zapewnienie finansowania i bilansowania wydarzenia,
• zawieranie umów z partnerami i sponsorami,
• bieżąca współpraca z pracownikiem administracyjnym jednostki, w szczególności w zakresie spraw finansowych,
• nadzór nad poprawnością procesu rejestracji,
• złożenie oświadczenia o zakończeniu wydarzenia.

Wsparcie administracyjno-finansowe

Wsparcie zapewniane przez administrację WZiKS obejmuje w szczególności:

• pomoc w przygotowaniu kosztorysu i dokumentacji,
• obsługę procedur w systemie EZD,
• wsparcie w procedowaniu i konsultowaniu umów,
• kontakt z właściwymi działami administracji centralnej UJ,
• monitorowanie realizacji budżetu,
• prowadzenie spraw zakupowych i postępowań związanych z nabywaniem towarów i usług,
• obsługę obiegu dokumentów finansowych,
• monitorowanie wpłat i wystawianie dokumentów sprzedaży,
• kontrolę zgodności wydatków z kosztorysem,
• formalne zamknięcie rozliczenia konferencji.

Rozliczenie wydarzenia

Po zakończeniu wydarzenia należy:

• zamknąć rejestr wpłat,
• uzupełnić dokumentację finansową,
• dokonać ewentualnych zwrotów,
• przygotować raport finansowy (przychody, koszty, saldo),
• zamknąć zlecenie w systemie EZD,
• złożyć oświadczenie o zakończeniu realizacji wydarzenia.